Paarl La Concorde,
57 Main Road,
Paarl, 7646

Tel: +27 21 863 0830

Fax: +27 21 863 0906

Frequently Asked Questions

Hoe weet ek die persoon of instansie wat ek vir werwing gebruik is geregistreer by die Departement van Arbeid?

Enige persoon of instansie wat teen vergoeding mense vir ‘n kliënt werf, moet volgens Artikel 24 van die Wet op Vaardigheidsontwikkeling geregistreer wees.

Vra dus vir ‘n registrasiesertifikaat as bewys. Vir ‘n voorbeeld, kliek hier.

Hoe word verlof en skeidingspakkette vir tydelike werknemers bereken?

Tydelike werknemers kwalifiseer na 4 maande in diens vir verlof, maar uitbetaling van verlof word net bereken op dae werklik gewerk en dae geregtig op betaling, soos vakansiedae.

Let ook daarop dat vir seisoenswerkers wat weer by dieselfde werkgewer in diens tree, en die periode tussen die 2 dienstydperke is minder as 1 jaar, word die tydperke bymekaargetel vir berekening van die 4 maande.

Wanneer tydelike werknemers langer as 24 maande in diens is en hulle diens word beëindig, kwalifiseer hulle vir skeidingspakkette, maar die 24 maande word bereken op tyd werklik gewerk.

Met ander woorde: as ek verlof bereken vir seisoensmense, moet hulle na 4 maande in diens verlofgeld kry, maar bereken op werklike ure/dae gewerk, terwyl  skeidingspakkette na 24 maande werklik gewerk eers betaal word.

Kwalifiseer 'n aanneem-ma vir kraamverlof?

Ofskoon wetgewing nie vir kraamverlof tydens aannemings voorsiening maak nie (behalwe die 3 dae menslikheidsverlof) beveel ons aan dat werkgewers wel onbetaalde verlof toestaan en dat ‘n duidelike beleid hieromtrent geformuleer word. Vroue wat kinders onder 2 jaar aanneem, kwalifiseer wel vir werkloosheidsversekering.

Hoop normale verlof op wanneer iemand met verlof is as gevolg van 'n besering aan diens?

Daar bestaan, selfs by die Departement van Arbeid, onsekerheid of normale verlof (en siekteverlof) ophoop terwyl ‘n persoon afwesig is as gevolg van ‘n werksbesering. Tot tyd en wyl ons meer duidelikheid hieroor het beveel ons aan dat verlof nie ophoop nie.

Are foreigners covered by UIF?

Every employee in SA is liable to contribute to (and claim benefits from) the Unemployment Insurance Fund, regardless of nationality or citizenship. However, there is one exemption, as follows –

  • Where an employee has entered South Africa in terms of a contract of service which requires the employer to repatriate that person on completion of that contract, or where the employee is required by law or by the contract to leave South Africa on termination of employment.

Note that the above exemption does not refer to foreigners (in fact, that term is not used in the UIF Act).  It refers to any person who enters South Africa under the terms set out. Thus, it could apply to a South African citizen who is resident outside South Africa, but who returns to South Africa to work in terms of a contract as described.

Moet ek persone wat met verlof gaan, vooruit betaal of op die normale dae?

Beide die WBD sowel as SV13 (Landbou) bepaal dat dit vooruit betaalbaar is, maar die WBD het ‘n verdere bepaling dat dit met ‘n wedersydse ooreenkoms ook op die normale betaaldag betaal kan word. Wat landbou betref, moet die vergoeding dus vooruit vir die volle verlofperiode betaal word (met die gepaardgaande administratiewe probleme, veral wat aftrekkings betref!).

Indien 'n persoon een dag van die week oortyd werk, maar nie sy volle ure per week nie, moet ek steeds oortyd betaal word?

Ja; sou ‘n persoon byvoorbeeld die Maandag 2 ure meer werk as sy normale daaglikse ure en die Dinsdag 2 ure minder, moet hy of sy steeds vir die Maandag se oortyd betaal word teen 1.5. (of tyd af gegee word), al word lone weekliks of maandeliks bereken en betaal.

Sou jy egter skriftelik so ooreenkom met jou werknemers wat onder die vergoedingsdrempel val en hulle nie meer as 12 uur op enige dag (etenstyd ingesluit) werk nie, en hou by ‘n maksimum van 45 uur per week, is oortyd nie nodig nie en gebruik jy dus die sogenaamde saamgepersde week, wat wel toegelaat word.

Sou jy dus op ‘n reëndag nie werk en nie betaal word nie, kan jy daarvoor opmaak deur langer op ander dae te werk sonder oortyd, mits jy hou by die 12 ure maksimum per dag en 45 uur per week.

Hoe word vergoeding bepaal vir ‘n werknemer wat oortyd werk op ‘n Openbare vakansiedag wat normaalweg ‘n werksdag sou wees (bv Gesinsdag 2014)

Sou daar met ‘n werknemer ooreengekom word om op so ‘n vakansiedag te werk, moet hy ten minste dubbel sy dagloon verdien, al werk hy of sy net bv. 2 ure.

Sou hy egter meer ure werk as sy normale daaglikse ure (bv 9 uur normaal plus 3 ure oortyd = 12 ure) moet hy sy normale dagloon plus sy normale loon vir ure gewerk betaal word (in hierdie voorbeeld dus vir 21 X sy of haar uurlikse tarief). Daar is dus geen ekstra kompensasie vir die 3 uur oortyd nie en hy of sy word net die normale uurtarief vir die 3 uur betaal.

Minimum wages: How do I apply for exemption?

The following is required when applying for a Ministerial Determination:

In order for the Department to assess/consider an application for Ministerial Determination (exemption), the application must reach the Department before the date of implementation of the new minimum wage. The following must be submitted:

1. A duly completed and signed BCEA 6 application form;

2. The most recent available Statements of Financial Performance (Income Statement) and Statements of Financial Position (Balance
    Sheet) containing comparative figures for two consecutive years;

3. Abridged financial information (Pro-forma attached – Income/Expenditure/Balance Sheet) of estimates for: -

  • Most recent past tax year [2013/14], only if actual statements are not available, including;
  • Estimates for the current tax year [2014/15].

4. A list of employees with their current wages (wages register);

  • Permanent, Temporary, Seasonal, Contract.

5. Hourly rate of individual category of workers.

6. Number of hours worked per day/per week.

7. Project plan (Intended projections of meeting the prescribed conditions by the end of February 2015).

8. Proof of any consent to the application by the registered trade union(s) in terms of section 50(7) (a) must be attached to this form.

  • A letter from the union or in the absence thereof, a sworn statement stating that none of the employees in respect of whom the determination is to applybelongs to a registered union; and/or
  • A letter of approval with names and signatures of employees whom the determination is to apply.

9. If no consent is obtained, proof of service on registered trade union(s) and proof of reasonable steps to bring the application to the notice of employees must be attached.

Applications may be hand delivered, faxed, e‐mailed, couriered or posted.

DEPARTMENT DETAILS:

Physical address: 215 Francis Baard Street, Pretoria. 0002
Postal Address: Private Bag X117, Pretoria. 0001
Fax number: 012 309 4709
Tel numbers: 012 309 4124/4232/4259/4140
E‐mail addresses: Kekulu.padi@labour.gov.za; lerato.beesnaar@labour.gov.za;
Thobanibruce.mbonambi@labour.gov.za or mathilda.bergmann@labour.gov.za

The onus is on the application to confirm receipt

Indien ek wil aansoek doen vir die jeugsubsidie, watter vorm moet ek invul?

EMP201 is aangepas om hiervoor voorsiening te maak.

Kliek hier vir ‘n voorbeeld.

Vorms EMP501 and IRP5 word ook aangepas.

Dit is nie nodig om enige ander vorm in te vul of aansoek te doen nie. Hou net die nodige bewyse, soos ID nommers, op rekord

Will the Youth Subsidy (ETI) also be applicable to seasonal employees? (i.e. 6 or 8 months)

The Act does not exclude them as long as they meet the requirements i.e.

  • has a valid South African ID;
  • is 18 to 29 years old (please note that the age limit is not applicable if the employee renders services inside a special economic zone (SEZ) to an employer that is operating inside the SEZ, or if the employee is employed by an employer that operates in an industry designated by the Minister of Finance.
  • is not a domestic worker;
  • is not a “connected person” to the employer;
  • was employed by the employer or an associated person to the employer on or after 1 October 2013; and

is not an employee in respect of whom an employer is disqualified  to receive the ETI (i.e. the employee is paid below the minimum  wage applicable to that employer or paid a wage below R2 000 per month if a minimum wage not applicable).

Sick leave for seasonal employees

Seasonal employees qualify for 1 working day’s sick leave for every 26 days worked during the first 6 months; but please note that a seasonal worker, who works for longer than 6 month’s, qualify for the full 30 days sick leave from month 7. (The same as for permanent employees.)

Bystandsure (Stand-by)

Bystand word nie in wetgewing aangespreek nie en is dus iets wat onderling tussen werkgewer en werknemer uitgeklaar moet word.

Daar hoef dus net betaal te word vir werklike ure gewerk, maar let net op dat daar steeds gehou moet word by die nagskoftoelaag, rusperiodes en ander bepalinge.

Older persons Grants

The question many employers ask is whether a state pensioner may still work.

An older persons grant is paid to people who are 60 years or older (This grant used to be called the old age pension.) and to qualify the person must:

  • be a South African citizen or permanent resident
  • live in South Africa
  • not receive any other social grant
  • not be cared for in a state institution
  • not earn more than R49 200 per year or own assets worth more than R831 600 if single
  • not have a combined income of more than R99 840 per year  if married, and not have combined assets worth more than R1 663 200.

Nagwerk of oortyd?

Diegene wat onder die SV13 val moet 10% van hulle daaglikse loon as nagtoelaag ontvang indien hulle na 8nm (of voor 4vm) werk verrig. (SV13 Seksie 17)
Let ook net daarop dat spesiale reelings geld vir persone wat gereeld nagwerk verrig. (meer as 5 keer per maand of 50 keer per jaar)
Werknemers wat slegs onder die WBD val, se nagwerk begin reeds om 6nm (of voor 6vm) en ofskoon hulle ook ‘n nagtoelaag moet ontvang word die toelaag nie omskryf nie en moet dit dus onderling met werknemers ooreengekom word. Tyd af kan ook gegee word. (WBD Seksie 17)
Hierdie toelae (of tyd af in die geval van die WBD) is dus bo en behalwe oortyd, waar oortyd van toepassing is.

Mag ‘n persoon wat ‘n ouderdomspensioen ontvang steeds teen vergoeding werk?

Ja; maar persone wat meer as R49 920  per jaar verdien, kwalifiseer nie. Maak in die 1ste instansie seker dat jy ‘n aftreebeleid het en dat jou werknemers dit verstaan. Beeindig dan die permanente kontrak op hierdie ouderdom en neem die persoon as ‘n geleentheidswerker in diens. (werk slegs as werk beskikbaar is) Die regering is egter van plan om enige beperking teen 2016 uit te faseer en alle persone bo 60 sal dan kwalifiseer.

http://www.iol.co.za/business/budget/budget-pension-means-test-to-be-phased-out-1.1477956

Die Minister van Arbeid stel voor werkgewers wat nie die nuwe lone kan bekostig nie doen aansoek om vrystelling; hoe doen jy aansoek?

Ofskoon ons aanbeveel dat slegs persone wie se besigheid se voortbestaan bedreig word dit oorweeg om aansoek te doen, voorsien ons hiermee die nodige vorms.

Let net daarop dat aansoeke voor 28 Februarie 2013 in moet wees en oorweeg die moontlike negatiewe gevolge deeglik! Indien jou aansoek in is voor 28 Februarie (maak seker jy het bewys van ontvangs of erkenning van ontvangs) hoef jy nie te verhoog nie, maar indien afgekeur, sal jy die agterstallige lone moet betaal! Bespreek dus die aangeleentheid met jou konsultant en ouditeur en maak seker dat jou aansoek goed fundeer is. Stuur dan ook jou aansoek na jou bedryfsorganisasie of die KAW om dit namens jou in te dien, dan is daar ’n beter kans dat jou aansoek wel uitkom waar dit moet uitkom.

Wat is die verskil tussen afwesigheid sonder verlof en dros?

(Hierdie oortredings word dikwels verwar en veral nou met die stakings is dit belangrik dat ‘n onderskeid getref word.)

In kort: “Dros” is wanneer ‘n werknemer nie die intensie het om na die werk terug te keer nie en wanneer “afwesig sonder verlof”, wel.

Dit is dus belangrik om eers te bepaal wat die oortreding is, voordat opgetree kan word. In beide gevalle moet die korrekte dissiplinêre prosedure egter gevolg word.

Daar kan nie, soos ons dikwels vind, in ’n beleid bepaal word dat as ’n persoon vir ‘n sekere aantal dae afwesig is sonder verlof sy of haar diens outomaties beindig word nie.

In die geval van dros en waar die werknemer nie opgespoor kan word nie kan ’n kennisgewing gestuur word aan die laaste bekende adres, deur familie hom/haar probeer kontak, ens., en indien alle pogings wat aangewend is om hom of haar op te spoor misluk, kan die werkgewer voortgaan met 'n dissiplinêre verhoor in die werknemer se afwesigheid en die werknemer ontslaan.

Sien net toe dat daar genoeg bewyse is van pogings om die werknemer op te spoor en indien die werknemer daarna sou opdaag kan hy/sy verwys word na die CCMA. Alternatiewelik, kan die werkgewer luister na die werknemer se rede/verskoning en besluit om 'n appel te hou.

Aangesien daar baie slaggate is in die geval van dros, beveel ons aan dat werkgewers ons kontak, indien so ’n situasie sou opduik.

How “legal” is it to have one seasonal contract that is discussed with employees, then placed on the notice board and having the employees sign for accepting and understanding their terms and conditions of employment.

The Basic Conditions of Employment Act and the Sectoral Determinations apply to individuals (not collectives) so each employment relationship must be formalised between the 2 parties. Individual contracts must therefore be entered into.

Verlof vir Seisoenswerkers; Wie kry en wie nie?

Seisoenswerkers wat vir meer as 4 maande werk kwalifiseer vir verlof, maar indien ‘n persoon weer by dieselfde werkgewer in diens tree, en die periode tussen die 2 dienstydperke is minder as 1 jaar, word die tydperke bymekaargetel vir berekening van verlof. (WBD Artikel 84)

Voorbeeld: ‘n Seisoenswerker werk van 1 Oktober tot einde Desember 2011 en weer 1 Maart tot einde Mei 2012 by dieselfde werkgewer. Hy/Sy het dus 6 maande by dieselfde werkgewer gewerk en die onderbreking was minder as 12 maande en kwalifiseer dus vir verlofuitbetaling van 1 dag per 17 dae gewerk, uitbetaalbaar na die einde van die 2de periode,minus natuurlik enige betaalde verlof geneem. ( Dit geld ook vir siekverlof teen 1 betaalde dag siekverlof vir elke 26 gewerk.)

Are breakfast and tea breaks paid or unpaid?

As there is much confusion about whether “breakfast and tea times” are paid or not, we have put this to the Department of Labour.

They responded as follows: 

Continuous work may not be more than 5 hours, but can be less, before an unpaid meal interval is given.  I agree that the Act is silent in this regard, so it will be regulated by the contract. Wage is money due in respect of ordinary hours of work. The employee’s ordinary hours of work, can be agreed to in a contract. To my mind the extra meal interval (breakfast) can be unpaid.

Clause 18 (4) states that work is continuous unless interrupted by a meal interval, (which may be reduced to 30 minutes by agreement), so the 15 minute tea break will be paid.

Ivan Polson
DOL 

Example:

Working day is 07:00 to 17:30 = 10.5 hours

07:00 to 08:00    1 hour work (paid)
08:00 to 08:30    30 min meal break (unpaid)
08:30 to 11:00    2.5 hours work (paid)
11:00 to 11:15    15 min Tea/smoke break (paid)
11:15 to 13:00    1 hour 45 min work (paid)
13:00 to 14:00    1 hour meal break (unpaid)
14:00 to 16:00    2 hours work (paid)
16:00 to 16:15    15 min Tea/smoke break (paid)
16:15 to 17:30    1 hour 15 min work (paid)

9 paid hours of work daily (45 hours work in a five day week)

(Please note that the above is an example only. We would recommend a shorter working day, without a “breakfast”)

Mag ek 'n werknemer se gade of kinders verplig om ook op die plaas te werk?

Nee, beslis nie. Elke werknemer moet sy eie diensooreenkoms hê en dit moet ‘n vrywillige ooreenkoms wees. Dit mag dus nie ‘n vereiste vir indiensneming wees dat familie ook vir werk beskikbaar moet wees nie. Dit sou dus onwettig, maar ook onbillik, wees om byvoorbeeld ‘n plaasbestuurder se vrou  te verplig om seisoentye in die pakstoor of kantoor  te werk.

Moet ek werknemers betaal vir dae wat hulle voor of na 'n vakansiedag (of naweek) siekverlof neem?

Ja. Werknemers is geregtig op siekverlof en betaling vir openbare vakansiedae (soos deur wetgewing bepaal) en indien vermoed word dat siekverlof misbruik word, is dit ‘n dissiplinêre aangeleentheid.

Mag ek oorspronklike identiteitsdokumente op rekord hou?

Nee. Slegs afskrifte van identiteitsdokumente mag gehou word. Oorspronklike dokumente moet aan die eienaar daarvan terugbesorg word. Let ook daarop dat afskrifte van identiteitsdokumente van alle werknemers volgens wet op rekord gehou moet word, maar dat die hou van ander oorspronklike dokumentasie, soos opleidingsertifikate en bestuurslisensies, as ‘n vorm van “gebonde” arbeid beskou kan word en dus word aanbeveel dat slegs afskrifte gehou word.

Moet vergoeding jaarliks verhoog word?

Nee, nie noodwendig nie.

Die minimum loon vir plaaswerkers word jaarliks op 1 Maart aangepas en waar persone op hierdie minimum vergoed word, moet lone aangepas word. Enige verdere verhogings, of verhogings vir persone wat bo hierdie bedrag verdien, is die werkgewer se prerogatief. Werkgewers kan dus die onderneming se finansiële omstandighede, die werknemer se prestasie en ander faktore in ag neem om verhogings te bepaal. 

Dit is egter belangrik om ‘n duidelike en skriftelike beleid hieromtrent te hê en nooit in ‘n dienskontrak te verwys na “lone sal jaarliks verhoog word” nie, maar eerder “lone sal jaarliks hersien word”.

Net so is bonusse nie ‘n reg nie, maar moet ook hier moet ‘n duidelike beleid bestaan en aan almal bekend wees.

Mag 'n werkgewer aspekte soos in 'n diensooreenkoms op ooreengekom, verander?

Ja, maar slegs na konsultasie en instemming van die betrokkenes en solank dit nie minder gunstig is as wat deur wetgewing bepaal word nie.

 Indien daar nie ‘n ooreenkoms bereik kan word nie sal die werkgewer of eensydig aanpassings kan maak (maar slegs indien die rede vir die verandering billik en regverdigbaar is), of die proses van afdanking/herstrukturering vir operasionele redes moet volg.

Moet verlof uitbetaal word aan persone wat op kontrak vir minder as 4 maande gewerk het?

Nee. Volgens Sektorale Vasstelling 13 moet ‘n werkgewer slegs verlof toestaan aan werknemers wat langer as 4 maande in diens is. Dit is egter belangrik om daarop te let dat permanente werknemers vanaf dag een vir verlof kwalifiseer, al is daar ‘n proeftydperk ter sprake.

Die minimum verlof waarop ooreengekom mag word is 1 dag per 17 dae gewerk (of dae waarop die werknemer geregtig was op betaling).

Moet ek hou by die minimum loon as daar stukwerk toegepas word?

Ja. Stukwerk is een van die maniere om werknemers te beloon vir uitset, maar die minimum loon moet steeds gewaarborg word. Stukwerk bied dus aan werknemers die geleentheid om meer te verdien, maar hulle mag nie minder as die minimum loon verdien nie. Swak prestasie, waar van toepassing, moet volgens die dissiplinêre kode van die onderneming hanteer word.

Mag ek iemand beboet?

Nee. Jy mag wel, indien jy dit kan bewys en na ‘n behoorlike ondersoek en proses, skade verhaal van iemand wat uit nalatigheid of met opset skade aangerig het. Andersins moet die dissiplinêre roete gevolg word, maar boetes as sanksie, is taboe.

Dit is vakansie en kinders onder die ouderdom van 15 vra vir werk?

Nee, kinders onder 15 mag onder geen omstandigehede in die werksplek wees nie, teen betaling of nie. Ook nie om hulle ouers te help of kartonne te vou vir sakgeld nie.

Mag werknemers verlof afkoop?

Nee, tensy hulle meer verlof kry as die minimum van 3 weke per jaar. Wat meer gegee word mag omgesit word in kontant as ‘n werknemer dit versoek en die werkgewer dit goedkeur. (Alle onbenutte verlof moet egter by diensverlating uitbetaal word.)

Mag ek tydens werwing vrae oor geslag, geloof of ouderdom vra of vereistes stel?

Nee. Jy mag slegs vrae vra en vereistes stel wat direk met die werk te make het. Ons vind steeds dat werkgewers in advertensies, of tydens onderhoude, ouderdom, geslag, kerkverband/geloof en vele ander aangeleenthede  aanspreek wat nie direk op die werk van toepassing is nie. Maak seker dat jy ‘n baie grondige rede het hiervoor en nie van diskriminasie beskuldig kan word nie!

Mag ek 'n werknemer verplig om, sonder 'n beleid in hierdie verband, op 'n sekere ouderdom te laat aftree?

Nee. Slegs indien jy met ‘n werknemer ooreengekom het (in ‘n dienskontrak of beleid) omtrent ‘n aftreeouderdom (bv. 62), is dit afdwingbaar. Tref dus betyds reelings in hierdie verband!

'n Persoon bedank kort nadat hy of sy opleiding ontvang het. Mag ek hierdie koste verhaal van uitstaande gelde?

Nee.  Slegs indien dit voor die opleiding so ooreengekom is.

Kwalifiseer 'n werknemer vir normale verlof terwyl sy op kraamverlof is?

Ja. Alle verlofvoordele akkumuleer gedurende die tydperk wat die persoon op kraamverlof is (dus ook siekverlof), omdat die persoon se dienste nie beëindig word nie. Die werknemer is geregtig op vier maande onbetaalde kraamverlof waartydens sy op Werkloosheidsversekeringvoordele aanspraak mag maak.

Mag verlof geneem word in 'n persoon se kennisgewingperiode?

Nee. 'n Werkgewer mag nie toelaat of versoek dat 'n werknemer verlof neem tydens die kennisgewingperiode nie. Dit beteken egter nie dat 'n persoon noodwendig moet werk tydens hierdie periode nie. Daar kan met 'n werknemer ooreengekom word dat hy of sy nie hoef te werk nie, maar moet ten volle vir die kennisgewingperiode vergoed word en uitstaande verlof moet steeds uitbetaal word.

Mag slegs mediese dokters sieksertifikate uitreik?

Nee. Volgens Sektorale Vasstelling 13 mag die volgende persone ook sieksertifikate uitreik:

    • Klinieksuster
    • Tradisionele geneesheer
    • Gemeenskapsgesondheidwerker
    • Sielkundige

Hierdie bepaling geld net vir Landbou (SV13) en Bosbou (SV12) en nie vir persone wat slegs onder die WBD val nie.

If seasonal workers work for less than 4 months, leave need not be paid out. If they work for a second period within that specific year, and the total number of months exceed 4 months then leave must be paid. But is this window period limited to one year?

Where the seasonal worker works for the same employer for 2 years or more in a row, and the break between working periods are less than 12 months, then such worker will indeed accrue annual- as well as sick leave.

Resorteer werknemers wat in ‘n gastehuis of restourant op die plaas werk onder die Sektorale Vasstelling vir plaaswerkers?

Nee. Hierdie werknemers val onder die bepalings wat vir die Gasvryheidsbedryf geld, al woon hulle op die plaas. Huiswerkers op ‘n plaas word egter as plaaswerknemers beskou.